Katarzyna pracuje jako spedytor w FM Logistic ponad 5 lat i jak przyznaje – ciągle zdarzają się sytuacje, które ją zaskakują. W rozmowie opowiada o m.in. o tym, z jakimi wyzwaniami musi się mierzyć i kiedy czuje największą satysfakcję z pracy.
Miałaś doświadczenie w branży TSL zanim zaczęłaś pracę w FM Logistic?
Pracowałam wcześniej w firmie transportowej, ale nie były to stanowiska stricte związane z logistyką. Zaczynałam w dziale administracji, później była księgowość, kontrola jakości i tak zbliżałam się coraz bardziej do tego, co robię obecnie, czyli spedycji. Do FM Logistic trafiłam z polecenia kolegi, który tu pracował. Przekonał mnie tym, że są tu stabilne warunki zatrudnienia i jasne zasady. Na każdą okoliczność jest wypracowana procedura, co ogranicza stres. Aplikowałam na młodszego spedytora w transporcie międzynarodowym i udało się.
Jak wspominasz proces rekrutacji, a później wdrożenie?
Spotkanie prowadził mój bezpośredni przełożony i dyrektor, więc była to bardzo konkretna rozmowa i od razu otrzymałam odpowiedzi na wszystkie pytania. Informacja zwrotna przyszła szybko, więc wkrótce dołączyłam do działu, który obsługiwał kierunki południowe. Samo wdrożenie trwało trzy miesiące. Stopniowo uczyłam się zadań, poznawałam funkcjonowanie firmy, a z czasem zaczęłam obsługiwać klientów. Najpierw pod okiem bardziej doświadczonych kolegów i koleżanek, a później już samodzielnie.
Na czym dokładnie polega rola spedytora w transporcie międzynarodowym?
Zajmuję się organizowaniem transportu dla naszych klientów, więc jestem w ciągłym w kontakcie zarówno z przewoźnikiem, jak i firmami, które obsługujemy – działamy jak łącznik między nimi. Dbam też o poprawność danych wprowadzanych do systemu, monitoruję terminowość, wysyłam statusy i oczywiście rozwiązuję pojawiające się problemy tak, aby obie strony były zadowolone.
Możesz podać przykład takich problemów?
Nie muszę długo się zastanawiać, bo dzisiaj, kiedy rozmawiamy, wybuchły strajki we Francji. Niektóre drogi są zamknięte i borykamy się tam z opóźnieniami w dostawach, co z kolei przekłada się na załadunki dla innych klientów. Muszę cały czas monitorować, które samochody stoją w korkach. Sprawdzam z dyspozytorami, ile wynoszą opóźnienia i uzgadniam z klientami nowe terminy. Jest to kluczowe, ponieważ firmy mają wszystko zaplanowane wcześniej.
Często zdarzają się podobne wyzwania?
Najwięcej wyzwań mieliśmy po ogłoszeniu pandemii. Musieliśmy się bardzo szybko przeorganizować, dostosować do panujących warunków i szukać niestandardowych rozwiązań. Teraz zdarza się to na mniejszą skalę, ale w tej pracy nie ma możliwości, żeby przewidzieć co się wydarzy. Pracuję ponad 5 lat i nadal zdarzają się sytuacje, które mnie totalnie zaskakują.
Kto się odnajdzie na stanowisku spedytora? Jakimi kompetencjami trzeba się wykazać?
Na pewno osoba komunikatywna. Naszym kluczowym zadaniem jest dbanie o dobre relacje – zarówno z przewoźnikiem, jak i klientem, a to nie zawsze jest łatwe. Zdarzają się sytuacje sporne, mamy do czynienia z różnymi osobowościami, więc trzeba umieć dostosować język komunikacji i szukać „złotego środka”. Na tym stanowisku konieczna jest też sumienność, dokładność i umiejętność łączenia faktów, aby podejmować trafne decyzje. Ważne jest też zwracanie uwagi na szczegóły. Często drobne niuanse są kluczowe z perspektywy klienta czy przewoźnika.
Jak radzisz sobie ze stresem, kiedy musisz szybko podejmować trudne decyzje?
Na szczęście w FM Logistic są wypracowane procedury według których działamy, więc ja się nie stresuję tylko szukam rozwiązań. Na różne sytuacje mamy określone działania, więc wiem, kiedy i do kogo się mogę zwrócić. W małych firmach często trzeba samemu działać, a tutaj korzystamy z wypracowanych wcześniej zasad. To duże ułatwienie, które ogranicza nerwowe sytuacje.
Za co najbardziej lubisz swoją pracę?
Praca w spedycji to dla mnie dobry balans – praca biurowa, ale też poznawanie cały czas nowych ludzi. Nie ma mowy o monotonii, ciągle coś się dzieje. Pracując na tym stanowisku nauczyłam się też dużo o różnych kulturach, stylach współpracy. Inne podejście mają do pracy Francuzi, inne Holendrzy. To bardzo ciekawe obserwacje.
A kiedy czujesz największą satysfakcję?
Osobiście czuję największą satysfakcję, kiedy osiągam kompromis – czyli zarówno klient, jak i przewoźnik są zadowoleni. Miałam kiedyś taką sytuację, że klient anulował zamówienie, po które wysłaliśmy już samochód. Okazało się, że mają przepełniony magazyn, więc wynegocjowałam z przewoźnikiem, że przechowa towar u siebie albo rozładuje go tydzień później. Dzięki mojemu działaniu uniknęliśmy problemu, co dało mi dużą satysfakcję.
Co poradziłabyś osobom, które zastanawiają się nad pracą w spedycji?
Przede wszystkim, aby stawiali na budowanie relacji. Za każdym zrealizowanym transportem stoi rzesza zaangażowanych ludzi, z których każdy ma swoje priorytety. Otwarty umysł, ciekawość, ale i pokora – to czynniki, które na pewno ułatwiają nam codzienną pracę.